Gestión de Proyectos TI con Lean

Empecemos por sentar las bases:

Lo primero es tener claro que cada organización, cada equipo y cada persona somos diferentes.

Debemos descubrir lo que funciona y lo que no funciona en nuestro contexto, para ello hay una serie de principios que debemos conocer para que a partir de ellos podamos diseñar y llevar a cabo nuestra propia transformación Lean.

Lean IT representa la aplicación de los principios Lean en el entorno de las TIC, una forma de entender la gestión cuya idea principal es maximizar el valor para el cliente.

Con esta metodología se pretende optimizar los procesos TIC para prestar servicios de manera más rápida y con mejor calidad.

Que perfiles deberían trabajar con Lean IT: Managers y técnicos con responsabilidad directa o indirecta sobre el área de Sistemas de Información y, en general, a todo profesional de las TIC con interés en la gestión de servicios y la mejora continua de la calidad de los mismos.

Los managers deben adoptar un papel activo en el cambio. La manera en que estos reaccionan a los contratiempos será un factor diferencial.

Para que la implantación de un cambió en la filosofía/rumbo de la empresa, es de vital importancia que la dirección se implique, estableciendo un para qué lo hacemos y que esto sea entendido por todas las personas por igual, para unificar y establecer la forma de trabajar, evitando así que las personas que forman parte de la organización se desconciertan y no tienen clara su misión.

La filosofía “Lean” nació en Toyota, en los años 50 del siglo pasado, como una revisión profunda de la forma de trabajo en la industria automovilística para poder competir con Estados Unidos, que en aquellos tiempos fabricaba vehículos en masa en las cadenas de montaje de fabricantes como Ford.

Podríamos definir Lean IT como una declaración de objetivos.

Esta declaración de objetivos defiende una vuelta al origen, recordar para qué estamos aquí, qué es lo importante: cuidar a los clientes, escuchar sus necesidades, darles la atención que se merecen.

Para ello necesitamos una dirección, un propósito claro y sostenible en el tiempo para mantener a las personas alineadas alrededor de una visión.

Además se puede ver como una filosofía, una forma de pensar y actuar.

Pues en el fondo eso es lo que propone Lean IT.

Esto no significa que estemos haciendo mal las cosas, pero seguro que es siempre mejorable, y ese “back to basics”, la orientación al cliente, es imprescindible en los tiempos que corren.

Los principios de Lean IT se resumen en las “5 S”, que se corresponden con los siguientes términos japoneses:

• Seiri (clasificar)

• Seiton (ordenar)

• Seiso (limpiar)

• Seiketsu (simplificar, estandarizar)

• Shitsuke (disciplinar)

Lean IT se apoya también en una serie de conceptos y herramientas para ayudar en este proceso (algunos utilizados también en la metodología Six Sigma de mejora de procesos):

• Tableros Kanban que tienen como objetivo fijar las metas a corto y medio plazo, poner en común el trabajo que se realiza y analizar cómo evoluciona, permitiendo compartir la experiencia y los problemas entre todo el equipo, e identificar mejoras.

• Árbol Crítico de Calidad (CTQ, Critical to Quality Tree) para identificar claramente los requisitos del cliente, distinguiendo entre necesidades y deseos.

• Diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) para eliminación de residuos.

• Mapa de Cadena de Valor (VSM, Value Stream Mapping), para conocer los procesos y sus desperdicios, facilitar la comunicación y establecer flujos de información entre los equipos de trabajo.

En este proceso es clave la participación e involucración de las personas que forman la organización (un jefe con “mentalidad Lean” tiene que involucrarse activamente), lo que es quizá uno de los aspectos olvidados en enfoques como ITIL. No hay que olvidar que son las personas quienes conocen la situación real, el día a día, conocen de primera mano cómo se trabaja en la compañía y son por tanto quienes pueden identificar los “residuos”, proponer ajustes y cambios para maximizar el rendimiento. (Creer en ello es la clave).

En las TI, se comete frecuentemente el error de fijar los objetivos de la organización centrándonos en lo que pensamos que necesitan los clientes, y no en lo que los clientes quieren realmente. Las organizaciones deben replantearse el valor desde la perspectiva del cliente.

La Voz del cliente es una de las herramientas Lean que se emplean para poder identificar el valor que ofrecemos al cliente.

El despilfarro (Waste) es toda actividad humana que absorbe recursos pero que no crea valor y que hay que eliminar. Entre otras cosas, el pensamiento Lean se centra en eliminar el desperdicio.

Los 7 desperdicios planteados por Taiichi Ohno, en el ámbito de TI tienen su equivalencia en:

1. Errores en los desarrollos que requieren rectificación.

2. Construcción de funcionalidades que nadie necesita.

3. Requisitos y diseños definidos por adelantado empleando largos periodos de tiempo en ello, que cambian al modificarse las necesidades por parte del cliente.

4. Realizar procesos con pasos innecesarios.

5. Reuniones innecesarias, largas e improductivas.

6. Personas aguas abajo que esperan por trabajos aguas arriba que no se han entregado a tiempo.

7. Desarrollos que no satisfacen las necesidades del cliente.

Una de las cosas que hay que eliminar, son los malos hábitos, muchas veces aún a sabiendas de que un proceso, una actividad o algo de lo que hacemos tiene desperdicios y tareas improductivas, no dedicamos tiempo a corregirlo, mediante la herramienta VSM (Value Stream Mapping) podemos eliminar los desperdicios de un proceso haciendo un análisis de los pasos, los intervinientes y los tiempos productivos e improductivos de toda la cadena de valor.

VSM es una herramienta empleada en Lean para la mejora de procesos, que debería ser usada con mayor asiduidad, pero en TI estamos siempre “tan ocupados”.

Simplificar la manera de hacer las cosas, nos ayuda a ser más eficientes.

Lean defiende la máxima de hacer más con menos, lo cual no significa con menos gente, sino con menos esfuerzo, con menos procesos intermedios, con menos burocracia.

El activo más valioso que tiene toda organización son las personas y la energía que estas aportan en su trabajo. El respeto por la gente está en la base de todos los principios, y desde él se construye todo lo demás.

El respeto conduce al desarrollo de las personas, hace que la participación sea más fluida, se mejora el desempeño no solo de los empleados sino de los proveedores, clientes y las relaciones entre todos los intervinientes de la cadena de valor.

El mejor momento para resolver un problema es el momento en el que ocurre, porque las evidencias están frescas y todos los trabajadores están comprometidos y se previene la aparición de nuevos problemas porque nos enfocamos en analizar, descubrir y eliminar las causas raíz del problema.

La mejora continua requiere pararse a pensar (tener espacio para la mejora, tiempo para pensar en cómo podemos hacer para mejorar el trabajo de mi equipo y de la organización.). Tiempo para poder replantearse otras maneras de hacer las cosas que por inercia y costumbre siempre hacemos de la misma forma.

En las actividades que tienen que ver con el trabajo del conocimiento, hay que definir el flujo de la actividad o proceso, visualizarlo, controlarlo y medirlo.

El Flujo Podría definirse como la situación en la cual el trabajo evoluciona de manera continuada a lo largo del proceso sin que se produzcan interrupciones, retrasos o tener que repetir un trabajo por mala realización la primera vez.

Cuando empleamos el Pull, todo el trabajo es realizado Just-in-time, y solo cuando aguas abajo hay disponibilidad para iniciar un trabajo, este es comenzado evitando la acumulación de tareas y el aumento del Work in Progress. El tablero Kanban es la herramienta muy empleada para implantar un sistema Pull dentro de un flujo de proceso.

Lean IT se focaliza en encontrar maneras para que las personas y los equipos trabajen con sentido común evitando despilfarros de tiempos que les hacen ser improductivos, centrándose en el respeto y en el cliente, empleando para ello técnicas y herramientas para mejorar la transparencia y la visibilidad del trabajo.

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